Katibu Mkuu

LENGO

Kuboresha mafanikio ya mwanafunzi kwa kufanya majukumu mbalimbali ya sekretarieti na nyeti ya sekretarieti na ya ukasisi kwa programu zilizopangiwa au idara na/au msimamizi / msimamizi.

SIFA ZA DARASA

Nafasi katika uainishaji huu hufanya majukumu ya ukarani kwa programu moja au operesheni au kwa programu au shughuli nyingi ndogo. Darasa hili linajulikana kutoka kwa darasa la Katibu kwa kuwa kazi iliyofanywa inajumuisha majukumu anuwai, na wafanyikazi wana busara zaidi kuamua hatua inayofaa kulingana na sheria, sera, na taratibu zilizoanzishwa zinazohusiana na mpango wao au eneo la operesheni. Nafasi katika darasa hili pia zina jukumu kubwa la usambazaji wa habari na tafsiri ya taratibu ndani ya miongozo iliyowekwa. Inaweza kugawa kazi ya kuratibu uainishaji wa kidini. Inahitaji ujuzi wa jumla wa programu maalum kwa eneo la kazi. Inaweza kutumikia wafanyikazi wengi wa kitaalam au msimamizi mmoja.

USIMAMIZI ULIOPOKELEWA NA KUTEKELEZWA

Hupokea maelekezo kutoka kwa msimamizi aliyepewa na anaweza kupokea usimamizi wa kazi na kiufundi kutoka kwa wafanyikazi wa msaada wa ofisi ya juu. Mbinu za kutekeleza majukumu ni wajibu wa mfanyakazi na zinapaswa kufanywa ndani ya sera zilizowekwa au kama ilivyoagizwa na sheria na kanuni. Kazi inapitiwa mara kwa mara ili kuhakikisha kufuata viwango na matokeo yaliyopimwa.

Inaweza kutumia usimamizi wa kazi juu ya wafanyikazi wa kidini.

MAJUKUMU MUHIMU YA KAZI

Inaweza kujumuisha, lakini sio mdogo, yafuatayo

1. Kutoa msaada wa ukarani kwa programu au idara iliyopewa; kudumisha rekodi za kiufundi kwa kazi muhimu ndani ya programu au idara iliyopewa.
2. Kutafsiri na kuelezea sera za programu au idara, sheria, na kanuni katika kukabiliana na maswali; kutaja maswali kama inavyofaa.
3. Kuandaa taarifa na taarifa za takwimu na taarifa za fedha; Kutoa taarifa kwa msimamizi kama ilivyoombwa.
4. Kuandaa na kukusanya taarifa mbalimbali, fomu na muhtasari.
5. Kuanzisha na kudumisha faili na rekodi mbalimbali na kudumisha miongozo na kusasisha vifaa vya kumbukumbu.
6. Kutunga mawasiliano ya kawaida.
7. Kuhudumu kama mpokeaji wa ofisi; uchunguzi wa simu na wageni, na kutaja maswali kama inavyofaa.
8. Usindikaji wa maneno anuwai ya nyenzo zilizoandikwa ikiwa ni pamoja na barua, vipimo, ripoti, data ya takwimu na chati kutoka kwa rasimu mbaya, maagizo ya maneno; kuandika, kusoma na kuchakata nyaraka; kuandika kiasi kikubwa cha nyenzo. Inaweza kutumia mashine ya kunakili/rekodi.
9. Kufanya mipango ya kusafiri, kudumisha ratiba za miadi na kalenda, na kupanga mikutano na mikutano.
10. Kupokea na kusambaza barua pepe za kawaida na za kielektroniki.
11. Kudumisha mahudhurio ya kawaida na thabiti na punctuality.
12. Kufanya kazi zinazohusiana na maelezo ya kazi na kazi.

SIFA ZA CHINI

Maarifa ya

1. Shirika la kazi na mbinu za utafiti za kutosha kukusanya data kwa kazi mbalimbali.
2. Kanuni za msingi za utunzaji wa vitabu na mazoea.
3. Matumizi ya Kiingereza, tahajia, sarufi na uakifishaji.
4. Mbinu za kisasa za ofisi, taratibu na vifaa vya kompyuta vya ofisi na programu za programu.
5. Kanuni na mazoea ya kuandika barua ya biashara.
6. Rekodi kuweka kanuni na taratibu na database na maandalizi ya lahajedwali.

Uwezo wa

1. Haraka kupata ujuzi wa kazi ya sera na taratibu za idara na uendeshaji wa huduma za ukarani ndani ya programu au idara.
2. Fanya kazi za msaada wa kidini zinazohitaji hukumu huru, maamuzi na utatuzi wa shida.
3. Habari ya utafiti na kuandika memos, barua na mawasiliano mengine kwa ajili ya binafsi au mkuu wa utawala.
4. Panga, panga, weka kipaumbele na ukamilishe kiasi kikubwa cha kazi kwa wakati na kwa ufanisi.
5. Tumia kompyuta ili kuingia, kurekebisha, na kupata habari, au kutumia usindikaji wa maneno au programu.
6. Jifunze jinsi ya kufanya kazi na idara nyingine.
7. Kuchambua hali kwa makini na kupitisha kozi bora za hatua.
8. Kuelewa na kutumia sera na taratibu za idara.
9. Kusanya habari, dumisha rekodi za kina na uandae ripoti.
10. Wasiliana kwa uwazi na kwa ufupi, kwa mdomo na kwa maandishi.
11. Andika kwa kasi inayohitajika kwa utendaji wa kazi uliofanikiwa.
12. Kuanzisha na kudumisha uhusiano mzuri wa kufanya kazi na wale waliowasiliana wakati wa kazi.

Uzoefu na Mafunzo

Mchanganyiko wowote wa uzoefu na mafunzo ambayo yatatoa maarifa na uwezo unaohitajika ni sahihi. Njia ya mwakilishi ya kupata maarifa na uwezo unaohitajika itakuwa:

Uzoefu

Miaka mitatu ya uzoefu wa ukarani wa uwajibikaji katika mazingira ya kisasa ya ofisi.

Mafunzo

sawa na kukamilika kwa darasa la kumi na mbili.

Mazingira ya Kazi

Mazingira ya ofisi ya kudhibiti hali ya hewa na joto kuanzia baridi kali hadi wastani / joto. Mfiduo wa viwango vya kelele kutoka wastani hadi kwa sauti kubwa na mara kwa mara hadi vipindi vya mara kwa mara.

Mahitaji ya kimwili

Kufika mara kwa mara, kushughulikia, kunyooshea kidole, kuzungumza na kusikia. Uhamaji wa kufanya kazi katika mazingira ya kawaida ya ofisi na kutumia vifaa vya kawaida vya ofisi, stamina kubaki kukaa na kudumisha mkusanyiko kwa muda mrefu. Kusikiliza na kuzungumza kwa mtu au kwa njia ya simu.
Maono: Mara kwa mara karibu na acuity; mara kwa mara acuity mbali. Maono ya kusoma vifaa vilivyochapishwa, skrini za kompyuta na / au vifaa vingine vya ufuatiliaji.

Nguvu: Sedentary / Medium - Nguvu ya nguvu kwa paundi 10-25 mara kwa mara, na hadi paundi 10 kila wakati au kiasi kidogo cha nguvu mara kwa mara kuinua, kubeba, kushinikiza, kuvuta au kusonga vitu.